FAQ und Leitfaden zur E-Rechnung

Wer muss ab wann E-Rechnungen ausstellen?

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gilt eine Übergangszeit:

• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen.
• Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen.

Wann brauche ich keine E-Rechnung?

Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden und Rechnungen bis 250 € brutto. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) dürfen statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung ausstellen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.

ZUGFeRD oder XRechnung?

ZUGFeRD ist ein PDF, das jeder öffnen kann und in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Es passt für die meisten Rechnungen an Unternehmen und funktioniert auch für Kunden, die keine E-Rechnung brauchen. Wir erzeugen das Profil EN 16931.

XRechnung ist reines XML ohne Ansicht als PDF. Sie wird vor allem für öffentliche Auftraggeber verwendet. Beide Formate erfüllen die Norm EN 16931, auf die es rechtlich ankommt.

Was ist eine Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID kennzeichnet bei öffentlichen Auftraggebern die Stelle, an die die Rechnung geht. Sie erhalten sie von Ihrem Auftraggeber. Wir prüfen ihr Format und ihre Prüfziffern.

Was gilt bei § 13b UStG?

Bei bestimmten Leistungen schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer, zum Beispiel oft bei Bauleistungen zwischen Unternehmen. Die Rechnung weist dann keine Umsatzsteuer aus und enthält einen Pflichthinweis. Sie wählen § 13b als Steuerart, den Hinweis fügen wir automatisch hinzu. Ob § 13b in Ihrem Fall gilt, klären Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Was gilt bei § 19 UStG?

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und geben den Grund auf der Rechnung an. Sie wählen die Steuerart Kleinunternehmer, den Hinweis fügen wir automatisch hinzu. Ohne USt-IdNr. genügt in unserem Formular die Steuernummer.

Wer archiviert meine Rechnungen?

Sie selbst. Wir speichern keine erstellten Rechnungen, weder im kostenlosen Generator noch in Pro. Rechnungen müssen 8 Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Das ist Ihre Pflicht als Rechnungssteller. Bitte laden Sie jede Rechnung herunter und legen Sie sie in Ihrem Archiv ab.

Wer vergibt die Rechnungsnummern?

Sie selbst. Rechnungsnummern müssen eindeutig und fortlaufend sein (§ 14 UStG). Pro zeigt Ihnen dafür die Nummer Ihrer letzten Rechnung an.

Wie korrigiere ich eine erstellte Rechnung?

Eine ausgestellte Rechnung wird nicht geändert. Sie erstellen eine Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Nummer und danach eine neue Rechnung.

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In Pro braucht die Anmeldung ein Sitzungs-Cookie und, wenn Sie „Angemeldet bleiben“ wählen, ein Cookie für 30 Tage.

Was geht noch nicht?

Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen, Rabatte und Skonto sowie Anhänge werden noch nicht unterstützt. Empfangene E-Rechnungen können Sie bei uns nicht lesen oder exportieren.